1. Microsoft

Agile / Scrum ai tempi del Coronavirus

Creato da Cristina Fallarini, il 15/04/2020

Uno degli elementi più noti e applicati di Agile è la co-location.

Molti gruppi di progetto Agile lavorano nella medesima stanza in “perfetta ottemperanza” all’approccio Agile ed in particolare al Principio N° 6 “The most efficient and effective method of conveying information to and within a development team is face-to-face conversation”.

Anche se, come spesso faccio notare, la parola stanza non è citata nemmeno una volta nella Scrum Guide (K. Schwaber e J. Sutherland), certamente la possibilità di essere tutti in uno stesso posto e nel medesimo momento agevola la comunicazione e la condivisione, facilita la partecipazione (alle conversazioni, agli eventi, alle “chiacchiere” da cui poi nascono le idee e le soluzioni, …) e crea il gruppo.

Ma, all’improvviso, la questione non è più se possiamo lavorare Agile con gruppi di progetto dislocati perché, oggi, ai tempi del coronavirus, lavorare distanti è la regola anzi la legge.

E allora?

E allora, non esiste altra soluzione: adattiamo Agile alle nuove esigenze, questa volta non del business o del cliente ma della vita stessa.

N. 1: Le persone

In questi giorni, tutti noi siamo sottoposti ad uno stress molto forte.

Le brutte notizie che arrivano dal mondo esterno sono estremamente difficili da assimilare e, di conseguenza, la nostra capacità di concentrazione è più bassa.

La prima riga del Manifesto Agile recita “Individuals and interactions over processes and tools” e, quindi, mai come oggi è necessario dare attenzione alle persone, fare in modo che tutti si sentano comunque a proprio agio e “liberi” di esprimere le proprie esigenze, sapendo che gli altri sono disponibili e disposti ad ascoltare e a dare il proprio supporto.

Lavorare da casa, in queste circostanze così straordinarie, non è certamente facile proprio perché non lo stiamo facendo per scelta o per comodità ma per avere una chance di vita per noi e per gli altri e con noi, insieme a noi, accanto a noi, lo stanno facendo i nostri figli, le nostri mogli, i nostri mariti e tutte le persone con cui conviviamo. È però necessario, per la nostra e per l’altrui salute mentale, ricreare lo spazio e lo spirito con cui si lavora in ufficio.

1. Organizziamo una zona dedicata al lavoro (anche piccola, anche minuscola) per lavorare nel modo più sereno e proficuo possibile: oggetti piacevoli sulla scrivania, strumenti, documenti e fogli che servono al lavoro, cellulare a portata di mano ma anche una sveglia che ci aiuti a regolare i tempi e le pause del lavoro.
2. Condividiamo le nostre esigenze e le nostre difficoltà con gli altri per riuscire a creare un’agenda ed un calendario di incontri che siano “giusti” per tutti, comprendiamo i problemi e la situazione in cui gli altri magari si trovano e aiutiamoli a venirne a capo anche semplicemente dando loro il tempo che serve.
3. Utilizziamo il più possibile strumenti di comunicazione che ci permettano di “vedere” gli altri, facciamolo sempre, non solo per gli eventi istituzionali o gli incontri programmati ma anche e solo per stare un po’ insieme nel corso della giornata perché “vedersi” è più divertente, ci avvicina, ci aiuta a sentirci “normali” e arricchisce moltissimo la comunicazione.
4. Facciamo un po’ di movimento e prendiamo una boccata d’aria: alziamoci dalla sedia, facciamo un giro per casa, usciamo sul balcone o affacciamoci alla finestra, facciamo merenda o prendiamo un caffè, facciamo 2 flessioni o qualche posizione di yoga, insomma, ogni tanto muoviamoci: fa bene al fisico e fa bene alla mente.
5. Non abbandoniamoci a “Lo faccio dopo”, “Magari più tardi”, “Ora non ne ho voglia”: dare attenzione alle persone significa anche rispettare il lavoro e l’impegno degli altri facendo la nostra parte.

N. 2: I valori di Scrum

Siamo tutti a casa ma i valori di Scrum non cambiano e si applicano anche in tempo di coronavirus.

1. Commitment e Focus
   L’impegno e la concentrazione che mettiamo nel nostro lavoro devono essere sempre gli stessi, da casa e in ufficio. Per quanto difficile o complicato, per quanto in un momento come questo essere distratti sia normale, è necessario che il tempo che dedichiamo al lavoro sia di qualità. L’impegno e la concentrazione devono essere alti, per qualche ora dobbiamo lasciare il virus fuori dalla porta e lavorare al meglio delle nostre capacità.
2. Respect e Openness
   Il rispetto e l’apertura mentale non devono mai venire meno: rispettiamo e comprendiamo le difficoltà degli altri, i loro tempi ed i loro orari, siamo disponibili, presenti e attenti. Essere distanti o in una situazione difficile non ci autorizza a mancare di rispetto al lavoro ed alle opinioni degli altri. Essere distanti o in una situazione difficile deve farci aprire la mente, non chiuderla, perché solo insieme riusciremo a portare avanti il nostro progetto e la nostra vita.
3. Courage
   Mai come in questo momento serve coraggio ed uno dei modi di manifestarlo è continuare a fare ciò che dobbiamo fare perché il coraggio che serve oggi è quello di essere normali.

N. 3: Gli stumenti

Ai tempi del coronavirus, bisogna cambiare il significato di alcune parole.

Non possiamo dimenticare la comunicazione, la trasparenza, la cooperazione, la condivisione, l’essere e lavorare insieme, l’essere e decidere insieme, l’incontrarsi, il vedersi, discutere, magari anche litigare, parlarsi e poi capirsi. Ma tutte queste parole, oggi, vanno applicate in un modo diverso, attraverso l’uso di strumenti che, in un qualche modo, ci permettano di azzerare la distanza che inevitabilmente ci separa.

La rete, i sistemi di video conferenza, le video chiamate, i sistemi di messaggistica, gli strumenti per condividere le informazioni, gli strumenti per collaborare ad uno stesso lavoro, tutto questo è indispensabile e deve funzionare al meglio: velocità di trasmissione, sicurezza dei dati e qualità di audio e video fanno la differenza tra lavorare insieme e faticare anche per fare le cose più semplici (da cui, frustrazione, sensazione di non farcela, attenzione e produttività ai minimi livelli).

Non è facile, ma è l’unica via.

N. 4: Il tempo e il ritmo del lavoro

Ai tempi del coronavirus, trovare un giusto ritmo di lavoro è più complicato.

Ognuno di noi è a casa propria, ha esigenze e difficoltà diverse, magari ha problemi che andando in ufficio era più facile lasciare fuori dalla porta.

È necessario dedicare al lavoro tutto il tempo che serve con un ritmo di lavoro che sia “sostenibile” per tutti Principio N° 8: “Agile processes promote sustainable development. The sponsors, developers, and users should be able to maintain a constant pace indefinitely”.

Cerchiamo di aiutarci e venirci incontro, comprendiamo le esigenze e le difficoltà di tutti e alleniamoci a lavorare con un ritmo che probabilmente non sarà quello tenuto in ufficio.

Non programmiamo incontri troppo lunghi, non pretendiamo che le persone siano disponibili alle ore più assurde, non approfittiamo della situazione rimandando, rinviando, ritardando, siamo sempre e comunque trasparenti perché siamo e rimaniamo un gruppo di persone in grado di organizzarsi per fare e gestire il proprio lavoro (self-organizing) anche quando la situazione è difficile e servono scelte e decisioni importanti.

Quindi, via libera alla fantasia, regoliamo i tempi ed il ritmo del lavoro nel modo più “giusto” per tutti, per far prosperare il gruppo e per il successo del progetto.

N. 5: Ripensare e ridefinire

Non pensiamo in alcun modo che la sprint retrospective possa in questi tempi essere trascurata.

È molto facile credere che lavorando da casa, ognuno più o meno per proprio conto, non ci sia poi molto da dire. Ma, invece, c’è molto di cui parlare: la qualità dei rapporti “a distanza”, gli strumenti per il lavoro e la comunicazione, gli orari, i tempi, le difficoltà che incontriamo, …

Il modo che abbiamo scelto di lavorare deve essere rivisto e se necessario ripensato e ridefinito, deve essere giusto per tutti e per ciascuno, deve essere quello che serve, alle persone, al progetto, all’organizzazione.

#andratuttobene #iorestoacasa

Cristina Fallarini
Senior Teacher @ OverNet Education
IT and Quality Consultant | Professional Scrum Master